Кадровый электронный документооборот (сокращенные названия – кадровый ЭДО или КЭДО) представляет собой создание, регистрацию и использование работодателем в отношении работника, различных кадровых документов, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей и оформляются электронном виде. Но в то же время, подготовленные кадровые электронные документы не обязательно распечатывать на бумажных носителях для осуществления учета.
КЭДО в компаниях может применяться:
- при заключении трудовых договоров с сотрудниками;
- при оформлении договоров о материальной ответственности;
- при заключении договоров на обучение по направлению;
- подготовки и оформления других кадровых документов.
И да, применять кадровый ЭДО законодательно нельзя при оформлении:
- бумажных трудовых книжек (с 2021 года работодатели обязаны переходить на выдачу электронных трудовых книжек);
- информации о трудовой деятельности работников, которая формируется только в электронном виде;
- актов о несчастных случаях, которые произошли на производстве;
- оформление приказов (распоряжений) об увольнении работника;
- документов, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда (включая те, что требуется подписать лично).
Порядок введения КЭДО
В настоящее время каждый работодатель сам принимает решение о необходимости введения КЭДО в своей. В общем, переходить на КЭДО сейчас не обязательно. Если для работодателя удобнее форма ведения кадровых документов в бумажном виде, можно продолжать вести их обычным способом.
Согласно трудовому законодательству, работодатель должен уведомить своих работников о том, что в компании введена система кадрового ЭДО. А уже работники обязаны принять решение, нужно ли вести их кадровые документы в электронном виде или нет.
КЭДО не применяется в отношении работников, если от них не было получено письменного согласия для работодателя. То есть, кадровые документы несогласных работников необходимо будет вести в бумажном виде. Но работник имеет право передумать и впоследствии согласиться на переход.
Отметим, что согласие на взаимодействие с работодателем посредством кадрового ЭДО не нужно получать у работников, которые были приняты на работу уже после 31 декабря 2021 года и стаж до этой даты отсутствует.
Работодатель должен утвердить определенный перечень локальных нормативных актов, которые и определяют его решение о внедрении КЭДО. Необходимо разработать и утвердить:
- выбор информационной системы для организации электронного документооборота в компании;
- если нужно — указать порядок доступа к информационной системе;
- прописать список документов и перечень категорий работников, в отношении которых будет введен кадровый электронный документооборот;
- определить срок представления работниками уведомлений о переходе на взаимодействие через систему КЭДО;
- сведения о дате начала введения КЭДО (не ранее дня истечения срока соответствующего уведомления).
У работников также есть возможность вести электронный документооборот вместе с работодателем. Это может быть сделано при помощи таких систем, как:
- российская государственная информационная система «Работа в России»;
- внутренняя система КЭДО, внедренная самим работодателем.
Условия хранения электронных документов
В соответствии с законодательством РФ, работодатель должен хранить электронные документы в течение сроков, регламентированных положениями законодательства об архивном деле. Все эти нормативные сроки можно отнести как к тем случаям, когда электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы, выбранной работодателем, или же применения цифровой платформы «Работа в России».
